Dentro de la legislación española, la destrucción de documentos que contienen datos personales e información confidencial es una obligación. Muchas empresas de todos los sectores almacenan soportes físicos como contratos, expedientes, facturas o documentación legal, los cuales son necesarios para sus operaciones durante un determinado lapso de tiempo.
No obstante, la ley determina que toda la información almacenada en formato físico debe ser destruida en períodos que van de 3, 4 y hasta 10 años. Cuando la empresa incumpla estas reglas y se demuestre la filtración de datos confidenciales, se aplicarán sanciones y puede verse envuelta en procesos legales complicados con la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).
Es por esta razón que existen las empresas de destrucción de documentos. Estas se encargan de llevar a cabo la tarea de destruir documentos confidenciales, siguiendo estrictos protocolos de seguridad para evitar la filtración de datos. Al finalizar el proceso, se emite un certificado que garantiza el éxito de la operación, el cual puede ser presentado durante las auditorías de la AEPD.
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Razones para contratar una empresa de destrucción de documentos
Entendiendo que la destrucción de documentos es un asunto prioritario para las empresas que manejan información confidencial de sus clientes, te exponemos algunos de los motivos por los cuales resulta una buena idea contratar a una empresa externa que se encargue de dicho servicio, con la suficiente experiencia para cumplir con el mandado de la AEPD.
Seguridad y comodidad
No tendrás que preocuparte por comprometer el tiempo de tus propios empleados y distraerlos de sus obligaciones, ya que las empresas de destrucción papel se encargarán de todo el proceso de manera eficiente. Solo tendrás que deshacerte de la documentación en los contenedores destinados a destrucción y la empresa se hará cargo del resto del proceso de manera autónoma.
Servicio integral, adaptado a las necesidades de cada cliente
El proceso de destrucción se desarrolla de forma confidencial y la empresa recibe un certificado que le permite demostrar que cumple con lo establecido por la AEPD y el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea. Esto ocurre independientemente del tamaño de la empresa y el sector económico al cual pertenezca, lo cual es un beneficio importante.
Destrucción rápida
Una de las ventajas más importantes del servicio es la rapidez con la cual es eliminada toda la documentación con datos confidenciales de clientes. En el momento en que entres en contacto con la empresa, se establecerá una cita para recoger todo el material y destruirlo de inmediato, siempre cumpliendo con las medidas de seguridad correspondientes y las leyes sobre protección de datos.
Cuidado del medio ambiente
Además de ser necesario para cumplir con las leyes y reglamentos vigentes, también es una buena forma para que las empresas demuestren conciencia medioambiental. En lugar de desechar residuos por cuenta propia, la trituración de documentos por parte de una empresa especializada garantiza el reciclaje del material, lo cual servirá para reflejar los valores organizacionales.